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Sicher kennen Sie das auch, ihr ehemaliger Mitarbeiter verdient nun schon seit geraumer Zeit seine Brötchen bei einem anderen Arbeitgeber und bei Ihnen trudeln jeden Tag noch fleißig Mails für ihn ein. Was passiert mit dem Email-Account? Ist das Lesen von Mails der Ex-Mitarbeiter erlaubt? Dürfen Sie diese an einen Nachfolger weiterleiten?
Recht auf informationelle Selbstbestimmung?
Den rechtlichen Ausgangspunkt bieten das allgemeine Persönlichkeitsrecht und das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Beide gelten sowohl im privaten Bereich als auch im Berufsleben und sind demzufolge von Ihnen als Arbeitgeber einzuhalten. Natürlich haben Sie als Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse, nach Weggang ihres Mitarbeiters den Inhalt eingehender Mails der Ex-Mitarbeiter zu kennen, um beispielsweise Kundenbeziehungen nach dem Ausscheiden aufrechtzuerhalten. Ob dies gestattet ist, richtet sich danach, ob die Nutzung des betrieblichen Email-Accounts für die private Nutzung erlaubt oder verboten war.
Ich bin gerne für Sie da!
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Wenn privates Mailen nicht gestattet war, verhält es sich adäquat zu Geschäftsbriefen. Sie als Chef dürfen sämtliche Geschäftspost in Papierform einsehen, denn es kann davon ausgegangen werden, dass es sich nicht um private Post handelt. Wenn die private Nutzung des Accounts also verboten war, können auch später eingehende Mails nur geschäftlicher Natur sein und sind demzufolge durch Sie einsehbar. Die juristische Literatur schließt sich dieser Auffassung allerdings nur teilweise an und verweist auf oben angesprochene Rechte. Richtig ist, dass es sich dabei um zwei hohe Rechtsgüter handelt. Außen vorgelassen wird dabei aber das berechtigte Interesse des Arbeitgebers auf Ineinsichtnahme um besagte Kundenbeziehungen zu pflegen.
Geschäftliche Emails sind kein Tabu
Um beiden Seiten Rechnung zu tragen, sollten Sie daher erkennbar private Mails an den ehemaligen Mitarbeiter weiterleiten. Bestand nun aber die Erlaubnis der Nutzung der betrieblichen Mailadresse zu privaten Zwecken, werden Sie vor dem Gesetz wie ein Telekommunikationsunternehmen behandelt. Das heißt, dass Sie sich als Arbeitgeber an das im Telekommunikationsgesetz festgeschriebene Fernmeldegeheimnis halten müssen. Einsicht in den Mailaccount ihres Ex-Mitarbeiters ist demzufolge strikt untersagt. Auch dürfen Sie die Mails nicht automatisch an den Nachfolger ihres ehemaligen Mitarbeiters weiterleiten.
Aber wie immer gibt es auch hier Ausnahmen. Wenn Anhaltspunkte für Störungen oder Mißbrauch des Accounts durch den ehemaligen Mitarbiter bestehen, sind Sie berechtigt, die Mails zu lesen. Sollten Sie sich nicht an das Fernmeldegeheimnis halten und dennoch Einsicht in den Email-Account nehmen, kann ihr ehemaliger Mitarbeiter die Unterlassung auf Ineinsichtnahme und Weiterleitung der Mails verlangen.
Regeln für berufliche E-Mails erwünscht
Knapp die Hälfte der in Deutschland Berufstätigen verfügt über eine berufliche Email-Adresse. Jeder Zweite wünscht sich vom Arbeitgeber klare Regeln für den Umgang mit den beruflichen Mails. Gefragt sind dabei Vorgaben darüber, welche Vorgänge per elektronischer Post und welche lieber per Telefon oder auf herkömmlichen Postweg erledigt werden sollen.
Laut einer Umfrage des Branchenverbandes Bitkom plädieren lediglich 37 % der Befragten für emailfreie Tage im Unternehmen. 63 % sind der Ansicht, dass sich dadurch nicht die Leistung und die Effizienz im Job steigern würden.
E-Mails sind für den schnellen Informationsfluss extrem von Vorteil, aber zu viele und unwichtige Mails lenken vom eigentlichen Geschäft ab. Der Verband empfiehlt deshalb, Kopien von Mails nur an Empfänger zu senden, welche die Informationen wirklich benötigen und die Funktionen “CC” und “Allen Antworten” sparsam einzusetzen.
