Das Pareto-Prinzip im Alltag und das Fazit

Sei doch nicht immer so perfekt und, obwohl wir wissen, dass nicht immer alles perfekt sein kann und muss, streben wir trotzdem und grundsätzlich Perfektionismus an. Das uns das manchmal behindert, scheint egal. Ebenso fällt es uns schwer, uns an der 80-20-Regel (Pareto-Prinzip) zu orientieren. Allerdings gibt es genug Beispiele aus der Statistik und dem wahren Leben. Sicher sind Ihnen diese großen und kleinen Dinge auch bekannt:

• 20 Prozent der Bevölkerung besitzen in vielen Ländern rund 80 Prozent des Volksvermögens.
• 20 Prozent der Verkäufer sorgen für 80 Prozent des Umsatzes.
• 20 Prozent der Dinge, die in einem Haushalt gekauft werden, sorgen für 80 Prozent der Kosten.
• 20 Prozent der Kleidung, die man besitzt, werden an 80 Prozent aller Tage angezogen.
• 20 Prozent der Worte in einem Artikel machen 80 Prozent eines Textes aus.
• 80 Prozent des Ausschusses gehen auf 20 Prozent der Produktionsfehler zurück.
• 80 Prozent des Erlöses aus Auktionen gehen auf rund 20 Prozent der Bieter zurück.
• 80 Prozent der Menschen wohnen in 20 Prozent der Städte und Ansiedlungen eines Landes.
• 80 Prozent der Abnutzung eines Teppiches befinden sich auf 20 Prozent der Fläche.

Wer hat’s erfunden bzw. entdeckt?

Vilfredo Pareto, 1848 – 1923, italienischer Ökonom, hat es bei der Beschäftigung mit der eigenen Volkswirtschaft entdeckt. Mit einem Fünftel der Arbeit erreicht man vier Fünftel des Erfolges bzw. Ergebnisses. Die Schlussfolgerung „Perfektionismus lohnt sich nicht“ liegt da sehr nahe.

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Dieses Prinzip der Ungleichheit lässt sich auf viele Bereiche übertragen und sie haben auch schon Erfahrungen damit gemacht: Die Projektplanung ist größtenteils abgeschlossen, aber es fehlt noch ein kleines Stück. Bis jetzt ging alles ganz gut vorwärts, aber für die letzten Kleinigkeiten braucht man Tage, wenn nicht sogar Wochen.

Anderes Beispiel: In Besprechungen handelt man den größten Teil der Tagesordnung in kurzer Zeit ab. Bei den letzten oder dem letzten Punkt wird ewig lange diskutiert und dadurch der Beschlüsse-Output nicht nur gesenkt, sondern auch das Pareto-Prinzip bestätigt.

80 Prozent des Umsatzes entfallen auf 20 Prozent der Kunden. 20 Prozent des Arbeitsaufwandes sind ausreichend, um 80 Prozent der Kunden zufrieden zu stellen. Auch wenn es in dem einen oder anderen Fall etwas abweicht – der 80-20-Trend ist erkennbar und hüten sie sich, die letzten 20 Prozent ihrer Kunden nicht zufriedenstellen zu wollen.

Seinen Hang zum Perfektionismus zu pflegen, bringt also maximal Fleißpunkte ein?

Wer effektiver und erfolgreicher als Andere sein will, sollte das statistische Verteilungsphänomen von Ursache und Wirkung studieren. Man stößt nahezu unausweichlich auf die Fragen:

• Wo werden Prioritäten gesetzt?
• Wie gestalte ich mein Meitmanagement oder das meines ganzen Teams?
• Was ist das Ziel der aktuellen Arbeit?

Oder noch praktischer gefragt: Wie viel Schaden kann entstehen, wenn man wir uns auf leicht und weniger zeitaufwendig zu bewältigende Teile konzentrieren und die restlichen 20 Prozent des Ergebnisses zunächst ignorieren?

Wenig Sinnvolles ergibt hier das Prinzip der Unausgewogenheit zu produzieren. Wer die 80-20-Regel zu seiner Grundsatzregel im Job erhebt, gefährdet Job und Karriere, so Personalberater und Headhunter. Ein Großteil der täglichen Arbeit erfordert Sorgfalt bis zum Letzten, um wirklichen Erfolg zu bringen.

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In vielen Berufen ist 100-prozentige Aufgabenerfüllung geradezu unabdingbar. Oder was würden sie von einem Haus ohne Dach (Baubranche), einer nicht geschlossenen Bauchdecke (Medizin) oder noch nassen Haaren (Dienstleistung) sagen. Wobei bei letzterem die Unfertigkeit ja auch ein Verkaufsargument sein kann, liebe Damen. Auch der Autobauer sollte nicht – um der Kosten oder des Zeitaufwandes willen – nur 80 Prozent seines Produkts ausliefern – von den Montags-Autos mal abgesehen.

Allerdings ist in der Software-Branche dieser Trend an der Tagesordnung. Warum sonst sollte es wohl so viele Updates und Schließungen von Sicherheitslücken geben?

Sei doch nicht immer so perfekt – Erfolg mit der 80-20-Regel

Wie bereits im ersten Teil des Artikels aufgezeigt, hat das Pareto-Prinzip auch negative Seiten.

Weniger Hang zur Perfektion kann zwar den Stress reduzieren und auch weniger geliebte Aufgaben kann man mit dem Verteilungsprinzip von sich wegschieben. Aber das war es auch schon mit den positiven Seiten, denn Chefs, die die Erfüllung von Teilaufgaben (4/5) für das Ganze nehmen, sind eher selten. Auch Recruiting-Fachleute warnen vor Kosenamen wie „Mr. Pareto“ oder „Fräulein 80 Prozent“. Zusätzlich können 20 Prozent weniger Einsatz auch 20 Prozent weniger Gehalt bedeuten.

Aber wozu ist die „80/20-Erkenntnis“ dann gut ?

Sie hilft vor allem, sich richtig zu fokussieren – herauszufinden, welche Arbeiten besonders wichtig oder eilig sind. Nicht zuletzt ist es auch möglich herauszufinden, womit man den größten und schnellsten Erfolg erzielt. Genau hier hilft das Pareto-Prinzip, z. B. um die Reihenfolge der Aufgaben auf der täglichen To-Do-Liste sinnvoll festzulegen. Ein Großteil der Mittel sollten dafür aufgewandt werden.

Quasi automatisch ergibt sich die Antwort auf die Frage:

Welches Ziel hat eine Tätigkeit?

Hiervon hängt dann ab, wie die Zeitplanung gestaltet wird. In Projekt-Anschubphasen ist es eventuell sinnvoll, weniger zeitliche und materielle Ressourcen zu binden, um einen Großteil der Arbeiten zu erledigen. Im Gegensatz zur Abschlussphase (den restlichen 20 Prozent) : Hier ist es womöglich gegeben – unter Klärung sämtlicher Qualitätsfragen – mehr Zeit einzuplanen, auch wenn dies auf den ersten Blick unwirtschaftlich aussieht.

Viele Aufgaben in kurzer Zeit stehen an?

Versuche nicht, alles perfekt zu machen. Es wird nicht gelingen, warnen die Experten. In diesem Fall sollte man die Messlatte bei „weniger Aufwand, größtmöglicher Effekt“ anlegen. Unbedingt darauf achten: Nicht zu viele Ressourcen an eine Aufgabe verschwenden, und darauf achten, wieviel Effekt es bringt, bis ins letzte Detail perfekt zu sein.

Das Fazit

Pläne (Tag, Woche, Projekt) können per Pareto-Analyse angepasst werden. Das Zeit- und Ressourcenmanagement kann so optimiert werden. Nach kurzer Zeit (und kontinuierlicher Anwendung) gelingt es leicht, Probleme und Fehler bei der Planung zu erkennen und zu beseitigen. Es kann Grundlage für eine Umorganisation oder Delegation einzelner Teilaufgaben sein.

Das Prinzip hilft aber auch ganz direkt erfolgreicher zu sein. Mittels dieser 80-20-Regel lernt man sein Leistungsvermögen besser einzuschätzen und kann eigene Schwächen und Stärken erkennen und ausbauen. Durch das Melden für Aufgaben, die man besser oder schneller als Andere erledigt, hat man automatisch mehr Erfolg. Was man kann, was Spaß macht, geht schneller und besser von der Hand, als Routinejobs. Mit den gesparten Ressourcen kann man trotzdem mehr erreichen, als man vorher gedacht hätte.

Auch für (noch) komplexe Prozesse im Prozess-, Projekt- und Ressourcenmanagement ist das Pareto-Prinzip geeignet. Ökonomen raten in Anlehnung an das Pareto-Prinzip zum Beispiel, komplexe Verfahren und Procedere abzubauen und die Zahl von Zulieferungen zu reduzieren.

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