Steuerfreier Verpflegungsmehraufwand – Mehr Cash in der Täsch

Arbeitgeber nutzen die zahlreichen Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung nur selten. Oft liegt es einfach an der Unbekanntheit der Instrumente. Heute möchten wir Ihnen die gesetzliche Förderung zur Verpflegungsmehraufwandspauschale (VMA-Pauschale) für Mitarbeiter mit Auswärtstätigkeit hinweisen. Steuerfreier Verpflegungsmehraufwand bringt sowohl den Arbeitgebern als auch den auswärts beschäftigten Arbeitnehmern Vorteile finanzieller Natur. Und das Beste daran – sogar monatlich!

Was ist steuerfreier Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die für einen Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit verbunden sind. Hierbei werden die regelmäßig höheren Verpflegungskosten bei Arbeitseinsätzen außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte steuerlich begünstigt.

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Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand

Nur wenn der Verpflegungsmehraufwand beruflich bzw. geschäftlich veranlasst ist, kann er steuerlich berücksichtigt werden. Weil dessen taggenaue Ermittlung zu aufwendig wäre, gibt es Pauschalbeträge/Pauschbeträge, abhängig von Reisedauer und Reiseland (Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand, den Verpflegungspauschbetrag oder die Verpflegungspauschale). Selbst wenn die Kosten nachweisbar höher sind, dürfen nur die Pauschbeträge angesetzt werden. Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern kann die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

Steuerfreier Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen im Inland

Für eine Dienstreise im Inland können laut Reisekostengesetz seit 01.01.2014 Verpflegungsmehraufwendungen zu folgenden Beträgen pro Kalendertag gewährt werden:
Auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung 12,00 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Bei einer mindestens drei Tage dauernden Auswärtstätigkeit können die sogenannten Zwischentage mit 24,00 € pauschal vergütet werden. Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Führt jemand an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, können die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammengerechnet werden.

Leistungsdauer

Ersatzleistungen des Arbeitgebers können bei einer dauernden Abwesenheit von bis zu 3 Monaten am gleichen Einsatz-/Beschäftigungsort gewährt werden. Notwendig für den Neubeginn der Dreimonatsfrist ist ein Wechsel des Beschäftigungsortes.

Nutzung des Verpflegungsmehraufwands

Bisher gibt es beim Verpflegungsmehraufwand keine amtlich gesicherte und vereinfachte systemgleiche 15-Tage Pauschalregelung wie z. B. bei Essensgutscheinen. Im Zweifel werden die einzelnen Abwesenheiten von den staatlichen Institutionen (FA, KK, DRV) auch tatsächlich geprüft. Dennoch wird zur Vereinfachung in der Berechnung nach dem pauschalen Schema vorgegangen. Ein Außendienstmitarbeiter (5-Tage-Woche), der seine Arbeitstage überwiegend in auswärtiger Tätigkeit verbringt, kann mit 15 Tagen pro Monat pauschal bewertet werden.

Rechtssicherheit

Wenn eine Durchschnittsberechnung erfolgen soll, muss der Mitarbeiter exakt die rechtlichen Vorgaben und Bedingungen dazu erfüllen. Auch eine Anrufungsauskunft nach § 42 e EStG beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt sollte die vom Unternehmen für die Mitarbeiter vorgesehene Nutzungsregelung bestätigen!

Vereinfachte Zuwendungsregelung

Ein Arbeitnehmer der 5 Tage pro Woche auswärts tätig ist, kann vom Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand in pauschaler Höhe von 180,00 € (15 × 12,00 €) und zusätzlich noch den pauschalversteuerungsfähigen Maximalwert bis 100 % des Basiswertes von 180,00 €, also insgesamt 360,00 € pro Monat STEUER- und SOZIALVERSICHERUNGSFREI erhalten! Ein erheblicher sofortiger monatlicher geldwerter Nettovorteil gegenüber einer nachträglichen Geltendmachung über die Werbungskosten und eine endgültige Ersparnis bei den Sozialversicherungsabgaben!

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Pauschalsteuer

Zur Vereinfachung des Verfahrens bei der Besteuerung von Reisekostenvergütungen und Auslösungen durch den Arbeitgeber besteht die Möglichkeit, die Lohnsteuer für die zusätzliche Verpflegungsmehraufwandsleistung mit 25 % zu pauschal zu versteuern. Somit kann der vom Arbeitgeber gewährte monatliche Verpflegungsmehraufwand auf 360,00 € verdoppelt werden. Die abzuführende Pauschalsteuer trägt entweder der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).

Bruttoentgeltsenkende Gestaltung

Diese für alle Beteiligten vorteilhafte Reisekostenvergütung kann auch als sogenannte „Bruttoentgeltumwandlung“ durch eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag ab einem zukünftigen Entgeltzahlungszeitpunkt als Bruttoentgeltersatz eingerichtet werden.

Berufsgruppen für die Verpflegungsmehraufwandsnutzung

• Handwerker
• Außendienstmitarbeiter, Handelsreisende
• Monteure, Arbeiter auf Montage oder wechselnden Baustellen
• Dienstreisende / Seminarbesucher
• Berufskraftfahrer / Fernfahrer

360,00 € pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei zu erhalten lohnt einer Nachfrage beim Arbeitgeber oder ein Arbeitgeber kann bei der Nutzung dieser gesetzlichen Förderung seine Mitarbeiter hoch erfreuen!

Steuerliche Behandlung von Reisekosten bei Auslandsdienstreisen ab 1.1.2021 (Vorgänger 1.1.2020)

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 3.12.2020 (15.11.2019) die
neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1.1.2021 (1.1.2020) bekannt gemacht.

Eine Reisekostentabelle halten wir Sie unter dem Link https://familienfreun.de/index.php/s/fq4nRFeHkoLCwLz (PDF) in unserer Cloud bereit. Der Vorgänger ist unter dem Stichwort Reisekostentabelle dort auch zu finden.

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Streit um die erste Tätigkeitsstätte beendet

Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind Werbungskosten. Zur Abgeltung dieser Aufwendungen kann für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine „Entfernungspauschale“ in Höhe von 0,30 € je km angesetzt werden. Für Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie keine Familienheimfahrten sind, kann der Arbeitnehmer anstelle der tatsächlichen Aufwendungen die Fahrtkosten mit einem pauschalen Kilometersatz – für einen Pkw zzt. 0,30 € – „je gefahrenen km“ ansetzen.

Seit 2014 – wie auch oben bereits beschrieben – ist eine erste Tätigkeitsstätte die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Von einer dauerhaften Zuordnung wird dann ausgegangen, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

Nunmehr hat das Finanzgericht Münster in seinem Urteil vom 25.3.2019 (1 K 447/16 E) dazu entscheiden, dass ein Arbeitnehmer, der „wiederholt befristet“ von seinem Arbeitgeber auf einer Baustelle des Arbeitgebers eingesetzt wird, dort auch dann keine erste Tätigkeitsstätte begründet, wenn der Einsatz insgesamt ununterbrochen länger als vier Jahre andauert.

Entsprechend kommt nicht die Entfernungspauschale zum Tragen. Der Arbeitnehmer kann die Fahrtkosten je gefahrenem Kilometer und Verpflegungsmehraufwendungen nach Reisekostengrundsätzen steuerlich ansetzen.

Zusammenfassung steuerfreier Verpflegungsmehraufwand und alle Pauschalen im Inland