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Mitarbeitergespräche zählen zu den verpflichtenden Aspekten einer Führungskraft. Mal werden sie formell und mit Ankündigung durchgeführt, mal erfolgen sie ganz spontan im Büro. Je nach Gesprächsanlass und Situation müssen andere Dinge beachtet werden, um das Ziel der Unterhaltung zu erreichen. Dazu gehören Überzeugung, Motivation oder auch Kritik.
Verschiedene Themen im Mitarbeitergespräch
Mitarbeitergespräche unterscheiden sich in informelle und formelle Unterhaltungen. In die erste Kategorie fallen spontane Gespräche, die im Büro ohne große Einleitung abgehalten werden. Zweitere umfassen reguläre und meist im Vorfeld angekündigte Besprechungen über Ziele und Leistungen, aber auch Gespräche über eine schwierige Situation.
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Je nach Gespräch sind folgende Aspekte ein Thema:
- eine wichtige Information über das Unternehmen, ein aktuelles Projekt oder neue Zielsetzungen
- die Delegation und Besprechung einer Aufgabe
- die Leistungsbeurteilung eines Mitarbeiters (ggf. mit damit verbundener Kritik)
- die Nachfrage bei Mitarbeitern, wie der aktuelle Stand einer Aufgabe oder eines Projektes ist
- die Schlichtung von Konflikten zwischen mehreren Mitarbeitern
Essenziell: Die optimale Vorbereitung
Formelle Mitarbeitergespräche gehören zu den wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft. Daher ist eine umfangreiche Vorbereitung essenziell für ihren Erfolg. So empfiehlt es sich nicht nur, sich vorab über alle relevanten Daten und Eckpunkte zu informieren – auch allgemeine Tipps rund um die Kommunikation und Gesprächsstrategien sind hilfreich. Dafür gibt es bei Haufe zahlreiche Bücher mit hilfreichen Informationen, die bei der Gesprächsvorbereitung helfen können.
Mit einer durchdachten Gesprächsführung fällt es Führungskräften von vorneherein leichter, das Gesprächsziel zu erreichen. Dieses sollte ebenfalls vor dem Gespräch definiert und klar kommuniziert werden.
Erfolgreiche Mitarbeitergespräche durch verschiedene Aspekte
Auch nach der Vorbereitung gilt es, einige Aspekte zu beachten. Dazu gehört erstens eine angenehme Gesprächsatmosphäre. Fühlen sich die Mitarbeiter im Gespräch wohl, fällt es leichter, offen und ehrlich miteinander zu sprechen. Zur angenehmen Atmosphäre trägt eine zugewandte Haltung mit Augenkontakt ebenso bei wie das aktive Zuhören, wenn der Mitarbeiter spricht.
Die Führungskraft sollte darauf achten, dass das Gespräch nicht zu einem Monolog wird und dem Mitarbeiter gegebenenfalls Rückfragen über die aktuell besprochene Situation stellen. Außerdem ist es wichtig, Störungen (zum Beispiel durch ein auf dem Tisch befindliches Smartphone) zu vermeiden und von Anfang an zu klären, warum das Gespräch überhaupt geführt wird. So weiß der Mitarbeiter gleich, woran er ist.
Transparenz, Motivation und eine angenehme Arbeitsatmosphäre
Häufig müssen Mitarbeitergespräche aus reinen Informationsgründen geführt werden. Diese Unterhaltungen sorgen bei den Angestellten für mehr Transparenz über Projekte, Vorgaben und Ziele und dadurch häufig mehr Verständnis für diese. Es gibt aber auch Gespräche, die motivieren und für mehr Produktivität sorgen sollen. Beide Aspekte sorgen letztlich für ein besseres Arbeitsklima, weshalb regelmäßige Mitarbeiterunterhaltungen für alle Beteiligten wichtig sind.
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Negative Gespräche souverän meistern
Themen wie eine mögliche Versetzung, Mobbing von Angestellten oder schlechte Leistungen werden von beiden Gesprächspartnern als unangenehm bezeichnet. Doch können sie nicht immer umgangen werden. Gerade Gespräche über mangelnde Leistungen oder fehlerhaftes Verhalten, wie dauerhafte Unpünktlichkeit, sind wichtig, um die Arbeitsqualität zu erhalten.
Führungskräfte sollten darauf achten, diese und ähnliche Kritik nur unter vier Augen zu äußern und das Gespräch möglichst nah an den Zeitpunkt des Fehlverhaltens zu legen. Auch sollte auf konstruktives Feedback Wert gelegt werden: Offenheit, Ehrlichkeit und die nachvollziehbare Begründung, warum das Verhalten geändert werden muss, sind wichtige Eckpfeiler des Kritikgesprächs.
Fazit: Wichtigkeit von Mitarbeitergesprächen erkennen
Mitarbeitergespräche tragen – erfolgreich geführt – zu einer erhöhten Transparenz über Firmenvorgänge bei und schaffen Chancen. Sie ermöglichen, wichtige Dinge anzusprechen, die im Firmenalltag schnell untergehen. Nicht nur Führungskräfte, auch die Gesprächspartner erhalten die Gelegenheit, Schwierigkeiten anzusprechen und Probleme souverän zu lösen.
